Die Zeit der Zettelwirtschaft ist bei der System-Haus-Dresden (SHD) GmbH vorbei. Beim IT-Dienstleistungsunternehmen mit Hauptsitz in der sächsischen Landeshauptstadt und fünf weiteren Filialen in Deutschland läuft vom Urlaubsantrag bis zur Personalrekrutierung alles digital ab. Geschäftsführer Frank Karow ist von den Vorteilen der Digitalisierung überzeugt. Das verwundert kaum, schließlich verdient die Firma damit ihr Geld.

Doch Karow weiß auch, dass es beim Thema Digitalisierung kein Patentrezept gibt. „Jede Firma hat Prozesse, wo es Verbesserungspotenzial gibt.“ Besonders Mittelständler hätten Handlungsbedarf und auch die nötige Flexibilität, Projekte dieser Art unkompliziert umzusetzen. Die Aufgabe des Managements ist dabei diese Optimierung anzustoßen. Die enge Zusammenarbeit mit externen Consultants und das Engagement der eigenen Mitarbeiter seien hier besonders gefragt, so Karow. „Hier geht es um die Abbildung komplexer Abhängigkeiten etwa von Genehmigungszyklen für interne Geschäftsprozesse und abteilungsübergreifenden Datenaustausch. Diese zu automatisieren hat langfristige Auswirkung, die sich auszahlt“, weiß Karow. Auch die Kosten sollte man im Auge behalten. „Spätestens nach zwei Jahren sollten sich die Maßnahmen amortisiert haben. Eine ROI (Return of Invest) Berechnung sollte immer vor dem Projektbeginn erfolgen“, so der Experte.

Als Beispiel nennt er einen Lebensmittelhersteller für Tiefkühlkost. In der Lebensmittelbranche geht es darum, schnell auf Trends reagieren zu können. Ständig müssen neue Produkte entwickelt und auf den Markt gebracht werden. Und das zu einem möglichst günstigen Preis. Denn der Preiskampf in Supermärkten und Discountern ist gnadenlos.

Mit Prozessdigitalisierung erreichen die Kunden wesentlich kürzere Durchlaufzeiten, erkennen frühzeitig „Flopprodukte“ und erhalten in jeder Projektphase Transparenz. „Das trifft auch auf andere Branchen zu“, erklärt Karow.

Für die Stadtwerke Halle (Saale) digitalisierte SHD hingegen das Bewerbermanagement. Laut Aussage der Stadtwerke können nun schneller die geeignetsten aus den jährlich rund 3 500 Bewerber herausgefiltert und angeschrieben werden. Die Zeitersparnis im administrativen Bereich liege bei etwa 70 Prozent. Zeit, die man nun für eine genauere Prüfung der Unterlagen nutzen könne, sagt Matthias Schubert aus der Personalbetreuung der Stadtwerke.