Die Ausgangssituation:
Den Meisten kommt das sicher bekannt vor: Ein neuer Mitarbeiter kündigt sich an und eine Vielzahl von Aufgaben muss erledigt werden, damit es ihm an seinem ersten Tag auch wirklich an nichts fehlt. Der erste Eindruck ist der Wichtigste! Das Personalmanagement steht nun vor der Herausforderung, den Prozess zu koordinieren und alle Mitarbeiter, die darin integriert sind, dazu zu bewegen, ihre Tasks rechtzeitig und auf einander abgestimmt zu erledigen. Gar nicht so einfach!
Die Herausforderungen im HR:
Der neue Mitarbeiter braucht einen Arbeitsplatz, die dazugehörige Technik, vielleicht einen Dienstwagen, Berechtigungen müssen erteilt und Accounts angelegt werden, Visitenkarten bestellt, der Einarbeitungsplan muss geschrieben werden und wer besorgt eigentlich die Blumen? Diese und viele weitere Fragen schwirren durch meinen Kopf. Da geht schnell mal das eine oder andere verloren oder wird nicht rechtzeitig fertig. Was also tun, um das zu verhindern? Man stellt vielleicht eine Checkliste auf, versieht sie mit Zuständigkeiten und Deadlines, legt sie in einen Austauschordner und fordert die Mitarbeiter auf, ihre Tasks zu erledigen und das entsprechend zu vermerken. Wenn es sogar noch eine Erinnerungsfunktion per E-Mail gibt, ist das schon ein erster guter Schritt, der Sache Herr zu werden. Aber so richtig professionell ist das noch nicht.
Es gibt keinen logischen Ablauf, kein Eskalationsmanagement, keine Anbindung an Rollen oder andere Prozesse, die sich daraus ableiten. Doch die schöne große Welt der Technik kann so viel mehr. Nun tut man sich ja immer schwer mit neuen Dingen, schließlich haben wir das ja immer schon so gemacht und es hat auch teilweise ganz prima funktioniert. Aber das Unternehmen wächst und das mit dem Zuruf klappt nicht mehr so gut, die Prozesse werden komplizierter und es braucht etwas, dass unterstützend wirkt und sicherstellt, dass alles seinen Gang geht; das warnt, wenn es mal nicht so ist und Abhängigkeiten auf den ersten Blick erkennt.
Der Lösungsansatz:
Es ist also an der Zeit, sich noch mehr auf die IT einzulassen. „Business Process Management“ heißt das Zauberwort, das derzeit in aller Munde ist und ganz viel verspricht.
Ob es die vielen Erwartungen erfüllen kann, lesen Sie im nächsten Teil.
