Eine der wichtigsten Voraussetzungen für den Unternehmenserfolg ist eine möglichst reibungslose Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Diese Kommunikation umfasst aber nicht nur den direkten Austausch von Informationen, sondern auch das Sammeln und Archivieren von Informationen, damit sie von anderen genutzt werden können und nachhaltig im Unternehmen erhalten bleiben.
Viele Unternehmen setzen auch heute noch in der Kommunikation auf klassische Methoden und IT-Lösungen wie E-Mail und Dateiablage auf dem Firmen-Netzwerk. Leider führen diese Methoden in vielen Fällen zu einem riesigen Durcheinander (E-Mail-Hin-und-Herr, riesige Verteilerlisten, Datei- und Ordner-Wirrwarr mit Dateinamen, mit denen keiner etwas anfangen kann, etc.) und behindern die unternehmensinterne Kommunikation mehr, als dass sie sie verbessern. Mit den folgenden fünf Tipps möchten wir Ihnen erste Anregungen geben, wie Sie mit modernen IT-Lösungen die Kommunikation im Unternehmen optimieren.
Sammeln: Wenn Ihr Unternehmen wüsste, was es weiß …
… dann würden seine Mitarbeiter in vielen Fällen effizienter kommunizieren und interagieren. Die eingangs beschriebene, auch heute noch weit verbreitete Praxis, alle Dokumente und Dateien in ein nur wenig bis gar nicht strukturiertes Ordnersystem zu packen, hilft da einfach nicht mehr weiter. Und wenn dann auch noch Dateinamen verwendet werden, mit denen nur der Ersteller der Datei etwas anfangen kann, wird die Kommunikation zusätzlich erschwert, denn am Ende hilft dann wirklich nur noch eine E-Mail: „Kannst Du mir mal bitte die aktuelle Vertriebspräsentation, das neueste Datenblatt, die Vorlage für Angebote, etc. schicken …“
Dabei ist der Aufbau eines unternehmensweiten Informationsarchivs heute wirklich keine Hexerei mehr. Die erforderliche technische Grundlage bieten beispielsweise die kommerzielle Wiki-Software Confluence des australischen Anbieters Atlassian, die derzeit laut Hersteller bei mehr als 13.000 Unternehmen in mehr als 100 Ländern zum Einsatz kommt. Eine kostenlose Alternative ist die Open Source Software MediaWiki, die ursprünglich für die mittlerweile weltberühmte Online-Wissensdatenbank Wikipedia entwickelt wurde.
Suchen: Das Google für Ihr Unternehmen
Der Aufbau und Einsatz einer unternehmensweiten Wissensdatenbank führt nicht nur dazu, dass alle für die tägliche Arbeit wichtigen Informationen und Dokumente an einer zentralen Stelle abgelegt werden. Sie bietet darüber hinaus die Möglichkeit, die Informationen und Dokumente entsprechend zu „verschlagworten“, so dass sie mit der integrierten Suchfunktion einfach und schnell gefunden werden können, ohne dass man sich die Mitarbeiter die entsprechenden Dokumenten- und/oder Dateibezeichnungen merken müssen. Darüber hinaus ist es mit modernen Archivsystemen heute möglich, direkt auf die abgelegten Dokumente und Informationen zu verlinken, was das eingangs beschriebene E-Mail-Hin-und-Her mit unzähligen Dateianhängen vermeidet.
Zugreifen: Endgeräte-unabhängige Usability
Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor zum Verbessern der Kommunikation im Unternehmen ist die Möglichkeit, unabhängig vom Endgerät auf Informationen und Dokumente zugreifen zu können. In Zeiten von „Home Office“ und „Mobile Computing“ arbeiten immer mehr Mitarbeiter nicht mehr an einem traditionellen Desktop-PC auf Informationen und Dokumente zu, sondern mit mobilen Endgeräte wie Tablet PCs oder Smartphones. Die besonderen Herausforderungen dieser Endgeräte wie die Display-Größe oder das Öffnen/Bearbeiten bestimmter Dateiformate müssen bei der Bereitstellung unbedingt berücksichtigt werden. Darüber hinaus sind entsprechende Vorkehrungen notwendig, die sicherstellen, dass unabhängig vom Endgerät ein Maximum an Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet ist.
Teilen und Empfehlen: Das Facebook für Ihr Unternehmen
Der Siegeszug sozialer Medien hat gezeigt, dass die meisten Menschen gerne bereit sind, Informationen zu teilen, wenn dies über eine einfach zu bedienende und kollaborative Plattform möglich ist. Mittlerweile gibt es eine ganze Reihe so genannter Enterprise Social Network-Lösungen, die es Unternehmen ermöglichen, ein firmenweites Netzwerk aufzubauen und zu betreiben, dass die Mitarbeiterkommunikation unterstützt und fördert.
Beim professionellen Einsatz einer Lösung kann auf die Kommunikation via E-Mail immer mehr verzichtet werden. Statt sich wie bisher zu jeder Frage eine E-Mail schicken zu müssen, kommunizieren die Mitarbeiter über das Netzwerk. Sie erhalten Statusnachrichten, können Beiträge weitergeben (teilen) und empfehlen und erfahren so auch, wer, wo gerade an einem Dokument arbeitet.
Den Überblick behalten: Das Projektmanagement-Dashboard
Gerade für Mitarbeiter, die zeitgleich mehrere Projekte im Auge behalten müssen, sind E-Mail und Dateiablage auf dem Firmenserver heute nicht mehr zeitgemäß, wenn es darum geht, Projekte zu verwalten, Freigaben zu erteilen und einzuholen oder ein Reporting über den jeweiligen Projektstatus zu erstellen und an die Projektbeteiligten zu kommunizieren. In solchen Fällen ist der Einsatz eines Projektmanagementsystems unbedingt notwendig. Über ein entsprechendes Dashboard erkennt der Mitarbeiter dann sofort, in welchen Phasen sich die Projekte sich derzeit befinden, ein Ampelsystem informiert ihn, wenn es irgendwo Verzögerungen oder Probleme gibt. Die für die jeweiligen Projekte benötigten Informationen und Dokumente können direkt über das Dashboard aufgerufen werden, Mitteilungen und Erinnerungen an die Projektbeteiligten lassen sich ebenfalls direkt aus dem Projektmanagementsystem versenden. Alle eintreffenden Nachrichten werden denn entsprechenden Projekten zugeordnet und im entsprechenden Projektordner abgelegt.
Fazit: Die Zeiten von E-Mail und Ordnerverzeichnis auf dem Firmenserver sind eigentlich mittlerweile vorbei – auch wenn viele Unternehmen erst langsam damit beginnen, sich nach Alternativen umzusehen. Schon jetzt gibt es auf dem Markt zahlreiche IT-Lösungen, die das Sammeln, Archivieren und Verteilen von Informationen und Dokumenten drastisch vereinfachen und so die Kommunikation – und damit auch die Effizienz – der Mitarbeiter im Unternehmen optimieren. Aufgabe der Unternehmen ist es, diese Lösungen dahingehend zu evaluieren, inwieweit sie die unternehmensspezifischen Anforderungen am besten erfüllen.
Im Rahmen unserer Services unterstützen wir Sie gerne dabei, die optimale Lösung zu finden, wie Ihre Mitarbeiter am besten vernetzt im Unternehmen kommunizieren.
