30 Jahre SHD!

Das sind 30 Jahre, in denen wir die Digitalisierung in verschiedensten Bereichen vorangetrieben haben. Neben den klassischen Systemhausthemen, die sich primär mit unterschiedlichsten Technologien beschäftigen, hat sich in den letzten Jahren ein Team mit dem Namen “Digitale Transformation” innerhalb der SHD herausgeprägt.

Ein Kernthema dieses Teams ist die Digitalisierungsstrategie mit dem Aspekt der Prozess-Digitalisierung für Büro- und Verwaltungsprozesse. Prozessmanagement (oder wie man damals sagte “Workflow-Systeme”) stand vor 20 Jahren für die Einführung von Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen. So haben wir Anfang der 2000er Abläufe in der Produktentwicklung der Lebensmittelindustrie oder in der Verwaltung von Straßenbahn-Reparaturen automatisiert. Das Neue daran war die grafische Entwicklungsoberfläche. Anstatt Quellcodes zu schreiben und anschließend kompilieren zu lassen, haben wir Zustände und Zustandsübergänge (sogenannte Aktivitäten) modelliert. Das ergab den Programmfluss eines Vorgangs oder wie wir schon damals sagten, den automatisierten Prozessfluss. Der Zugriff auf den Workflow wurde über ein Webinterface ermöglicht. Zur damaligen Zeit ein großer Fortschritt, gerade unter Betrachtung der Themen Softwareverteilung und Zugriffssteuerung.

Die Methodik der Prozessdigitalisierung folgte zum damaligen Zeitpunkt noch keinem Standard. So gab es kein ganzheitliches Vorgehensmodell und auch keine einheitliche Notationsvorschrift. Jede Digitalisierungslösung brachte ihre eigene Sprache beziehungsweise Notation mit. Die Business Process Model and Notation (BPMN) (http://www.bpmn.org/) wurde erst im März 2007 in Version 1 veröffentlicht. Das bedeutete für SHD, dass wir uns ab diesem Zeitpunkt dem Thema Prozessmanagement ganzheitlich und unter Berücksichtigung unterschiedlicher Rahmenbedingungen nähern konnten. Wir haben ein Ebenen- und Vorgehensmodell entwickelt (siehe Pyramide, Abb.1), in dem wir die unterschiedlichen Aspekte aus dem strategischen und operativen Prozessmanagement betrachten und mit Hilfe verschiedener Technologien unterstützen. Dieses Modell wurde über die Jahre verfeinert und mit neuen Technologien, wie bspw. der Integration Künstlicher Intelligenz (KI), angereichert und in sehr vielen Kundenprojekten erfolgreich eingesetzt.

Das als Pyramide dargestellte Modell beinhaltet unterschiedliche Themenbereiche, die aufeinander aufbauen können, aber keine unbedingte Notwendigkeit im Projektablauf darstellen. Man kann daher mit der Digitalisierung von einzelnen Prozessabläufen oder Tasks mit einem hohen Integrationsgrad beginnen, ohne dass man eine komplette Ablauf- und Aufbauorganisation im strategischen Prozessmanagement erarbeitet hat. Es empfiehlt sich jedoch eine grundlegende Einordnung vorzunehmen, um nur Prozesse zu digitalisieren, die auch nach ein bis zwei Jahren noch benötigt werden.

Die Basis des Vorgehensmodells bildet die Dokumentation der Prozesse im Unternehmen. Hierzu bedienen wir uns im Beratungsgeschäft mit unseren Kunden unterschiedlicher Herangehensweisen aus dem strategischen Prozessmanagement, um ein Verständnis über die Aufbau- und Ablauforganisation im Unternehmen zu erreichen. Ziel ist es, ein integriertes Managementsystem aufzubauen, welches eine Betrachtung der Ablauforganisation unter mehreren Gesichtspunkten ermöglicht. Beispiele sind die Durchführungsverantwortung einzelner Prozessschritte, bei der Durchführung genutzte IT-Systeme oder erzeugter Output. So kann man zu Analysezwecken die Swimlane-Ansicht zwischen den genannten Attributen umschalten und erhält vollautomatisch eine komplett neue Sicht auf den gleichen Prozessablauf. Mit Hilfe dieser Informationen ist es demnach auch möglich, dass man sich bspw. ein IT-System auswählt und eine umfassende Auflistung aller Prozesse erhält, in deren Aufgaben das gewählte IT-System verwendet wird (siehe Abb. 2). Aus Sicht einer IT-Abteilung eine sehr gute Analyseansicht, um bspw. Wartungsfenster für IT-Systeme zu planen.

Prozessdarstellung nach Durchführungsverantwortung:

Prozessdarstellung nach genutzten IT-Systemen:

Entscheidend ist, dass man das Prozessmodell innerhalb der Ablauf­organisation in einem Ebenenmodell aufbaut, um die Komplexität im Griff zu behalten und eine möglichst flexible Verknüpfbarkeit zu gewährleisten. Das richtige Maß zu finden, ist nicht immer einfach. Man kann aber sagen, dass alles innerhalb der Prozesslandkarte abzubilden, zu wenig strukturiert ist und ein Ebenenmodell mit mehr als 10 Ebenen zu komplex im Handling wird. Bei der Suche nach dem richtigen Maß können wir auf unsere langjährige Erfahrung zurückgreifen. SHD arbeitet im strategischen Prozessmanagement seit vielen Jahren sehr erfolgreich mit der Firma intellior AG und dem Produkt Aeneis (https://www.intellior.ag/) zusammen. Die Stärke liegt in den flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten, die das Werkzeug bietet und sich damit auf die Bedürfnisse des Kunden einstellen lässt.

Die zweite Ebene unseres Vorgehensmodells beschäftigt sich mit der Digitalisierung von Prozessen, in der unsere Kunden ihre Prozesse zum ersten Mal „erleben“ können. Wir erweitern im Rahmen der Beratungsprojekte die jeweiligen Prozess-Steckbriefe um die Informationen, die eine Digitalisierung des Ablaufs ermöglichen. Neben der Angabe der zu transportierenden Informationen und der Eingabeinterfaces werden auch schon potenzielle Schnittstellen für einen höheren Integrationsgrad identifiziert. Der Vorteil im Vorgehensmodell ist, dass im ersten Schritt eine Digitalisierung und damit der rein digitale Transport der Informationen erarbeitet wird. Wann und wo eine automatisierte Verarbeitung der Informationen stattfindet, kann in einem zweiten Schritt herausgefunden und implementiert werden. So kann man mit der Plattform Erfahrung sammeln und die Kraft der Automatisierung in die Schnittstellen stecken, die sich in der Erfahrung als lohnenswert herausgestellt haben. Oft genutzte Automatisierungselemente sind beispielsweise eine Dublettenprüfung bei der Anlage eines Datensatzes oder die automatische Übertragung der im Prozess transportierten Informationen in das Zielsystem. Wie hoch der Integrationsgrad eines digitalisierten Prozesses werden soll, lässt sich nicht pauschal sagen. Der Integrationsgrad unterliegt immer einer Kosten- und Nutzenrechnung. Prinzipiell lässt sich aber feststellen, dass je höher die Anzahl der aktiven Prozessinstanzen in einem Zeitraum ist, auch der Nutzen einer höheren Integration steigt.

Als Plattform kommt hier die Workflow-Engine und das RPA Toolset der Firma IBM (https://www.ibm.com/de-de/automation/workflow) zum Einsatz. Beide Technologien stammen aus der “Digital Business Automation (DBA)” – Familie, welche in Abbildung 3 schematisch dargestellt ist.