Darauf kommt es heute an

Über die Rolle der IT-Abteilung – und wie diese sich in den letzten Jahren verändert hat und zukünftig noch verändern wird – wird schon länger rege diskutiert. Vorbei sind die Zeiten, in denen irgendwelche „IT-Freaks“ sich im „stillen Kämmerlein“ verschanzten und dort – unbehelligt vom Rest des Unternehmens – „ihr Ding“ machten. In vielen Unternehmen befindet sich die IT-Abteilung auf dem Weg zum internen Service Provider, der seinen „internen Kunden“ (= Anwender aus den Fachabteilungen) möglichst schnell und kostengünstig IT-Services so zur Verfügung stellt, dass diese ihre Arbeit reibungslos und flexibel durchführen können.

Darüber hinaus ist die IT-Abteilung auch weiterhin „Betreiber“ der wichtigsten Schnittstellen zu Kunden und Geschäftspartnern: Die Firmenwebseite, der Online-Shop, die Collaboration- oder E-Procurement-Plattform oder das Internet of Things für die Bereiche Produktion oder Logistik. Probleme und Schwierigkeiten bei diesen Schnittstellen haben heute umgehend direkte negative Folgen: vom Imageverlust bis zum konkret quantifizierbaren Umsatzausfall oder Verlust.

Dabei wird es in Zeiten von Ransomware, Cyberkriminalität und verschärften Vorgaben und Regelungen in den Bereichen Datenschutz und Datensicherheit immer wichtiger, die zentrale Kontrolle über die Unternehmens-IT und die darin gelagerten Unternehmensdaten zu behalten, um jederzeit sicher zu stellen, dass die Daten sicher und geschützt vor dem Zugriff unberechtigter Dritter sind.

Make or Buy – das ist hier die Frage

Dass es bei dieser Fülle an Systemen, Plattformen und Aufgaben fast unmöglich ist, alles selbst und im eigenen Unternehmen zu entwickeln, zu betreiben und zu kontrollieren, wird vielen IT-Abteilungen mittlerweile bewusst. Der IT-Fachkräftemangel wird seit Jahren thematisiert, die kontinuierliche technologische Weiterentwicklung fordert ebenfalls ihren Tribut. „Doing more with less“ vor dem Hintergrund nur gering steigender oder sogar stagnierender IT-Budgets ist in vielen Unternehmen heute Alltag. Und so müssen sich immer mehr IT-Abteilungen heute ernste Gedanken darüber machen, ob und wie sie sich Hilfe von außen holen können.

Mittlerweile hat der Siegeszug neuer Betriebsmodelle wie Cloud Computing und Managed Services dazu geführt, dass der IT-Abteilung eine Vielfalt an möglichen Optionen zur Verfügung steht, um IT-Komponenten und Services extern zu beziehen und dann auf die speziellen Anforderungen des Unternehmens angepasst als IT-Service an die Anwender im Unternehmen weiterzugeben.

Das Beste aus allen Welten: Die IT-Abteilung als Service Broker

Die neue Herausforderung besteht für die IT-Abteilung allerdings darin, die richtige Mischung und Kombination aus selbst erstellten und extern bezogenen IT-Services zu finden. Anstatt die komplette IT-Umgebung selbst zu entwickeln, zu betreiben und zu verwalten, geht es für die IT-Abteilung in immer mehr Unternehmen heute vielmehr darum, das „Beste aus allen Welten (= Betriebsformen)“ zu einem optimalen IT-Service-Katalog zu integrieren, den sie dann ihren internen Kunden zur Verfügung stellen kann. Die eingangs genannte neue Rolle der IT-Abteilung als „Dienstleister“ wird zukünftig ergänzt durch die Rolle des „Maklers“.

Denn nur so ist sie in der Lage, die zukünftigen Anforderungen an eine flexible, performante und zuverlässige IT-Umgebung zu erfüllen. Die Anwender wollen von den neuesten Technologien profitieren und sind  nicht mehr bereit, Wochen oder gar Monate zu warten, bis die IT-Abteilungen Neuerungen oder Ergänzungen umsetzt. Geschwindigkeit ist heute zum zentralen Erfolgsfaktor in vielen Branchen geworden, die aktuellen Umwälzungen im Zuge der digitalen Transformation unterstreichen deren Bedeutung. Im schlimmsten Fall besorgt sich die Fachabteilung die Lösung direkt bei einem externen Service Provider. Das Phänomen „Schatten-IT“ ist auch in Deutschland mittlerweile weit verbreitet.

Die Fäden in der Hand behalten: Zentrale Kontrolle einer hybriden IT-Umgebung

Wenn also die IT-Abteilung zukünftig zum IT-Service-Broker wird, der aus unterschiedlichsten intern entwickelten und betriebenen IT-Systemen und Anwendungen sowie extern bezogenen IT-Services den optimalen Mix für das eigene Unternehmen zusammenstellt und integriert, spielt das Thema Kontrolle eine noch größere Rolle. In der „guten alten Zeit“ im „stillen Kämmerchen“ konnte die IT-Abteilung zumindest sicher sein, dass sie die Kontrolle über das Gesamtsystem hatte. Bei den derzeit möglichen vielfältigen IT-Betriebs- und Bezugsformen wird dies ungleich schwieriger. Aus diesem Grund ist eine zentrale Cloud- und IT-Security-Strategie, die alle internen wie externen IT-Systeme und IT-Services umfasst, heute eine der zentralen Aufgaben des „Service Brokers“ IT-Abteilung.

Auf dem Weg zum „IT-Service Broker“: Die wichtigsten Fragen

IT-Abteilungen, die den Weg zum „Service Broker“ in ihren Unternehmen einschlagen wollen, sollten sich mit folgenden Fragen beschäftigen:

1. Welche Bereiche der IT können ausgelagert werden (technisch, organisatorisch, rechtlich)?
2. Welche Betriebsmodelle werden für die auszulagernden IT-Bereiche angeboten (Outsourcing, Public Cloud, Private Cloud, Managed Service)?
3. Welche externen Dienstleister sollen mit ins Boot geholt werden (Standort, Expertise, Referenzen, Sicherheit)?
4. Welche Schnittstellen sind erforderlich, um interne IT-Umgebung und externe IT-Services zu integrieren?
5. Wie sieht am Ende der IT-Service aus, der dem „Kunden“ der IT-Abteilung angeboten wird?

SHD unterstützt die IT-Abteilungen in Unternehmen gerne bei der Beantwortung dieser Fragen und begleitet sie bei ihrem Weg zum „IT-Service-Broker“. Darüber hinaus bietet SHD selbst eine Reihe von Professional Services an, die diese IT-Unternehmen dabei unterstützen, ihren „Kunden“ leistungsfähige, flexible und zuverlässige IT-Services zu bieten.

Weiterführende Informationen

IT & Service-Check

Support und Managed Services

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