Die E-Mail ist tot – es lebe die E-Mail! - SHD System-Haus-Dresden GmbH

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Die E-Mail ist tot - es lebe die E-Mail!

Die E-Mail ist tot - es lebe die E-Mail!

Mit Cryptshare senden und empfangen Sie E-Mails und große Dateien auf sicherem Weg. Mit dem Rundum-sorglos-Paket von SHD geht das nun ganz unkompliziert.

Häufig scheitern Mitarbeiter beim Versenden großer Dateien am Attachment-Limit des Mail-Servers. Dies führt dazu, dass sie auf Transferlösungen ausweichen, die sich außerhalb der eigenen IT befinden. Hallo, Schatten-IT! Dabei gibt es gute und einfache Lösungen – eine davon stellen wir gern exklusiv vor: Cryptshare. Der Austausch großer Dateien stellt mit Cryptshare keine Herausforderung mehr dar. Dateigrößenbeschränkungen in den gängigen E-Mail-Clients werden aufgehoben, Limits können selbst festgelegt werden.

In unserem Artikel gehen wir auf folgende Funktionen näher ein:

E-Mail-Verschlüsselung
sicherer Datentransfer für große Dateien
Einhaltung der IT-Compliance und DSGVO Vorgaben
Betriebsmodelle Cloud und On-Site
praktische Einsatzmöglichkeiten (Use-Cases)

Abbildung 1: responsive Web-App – einfache Bedienung auf jedem Gerät, optisch anpassbar

E-Mail-Verschlüsselung

Mit Cryptshare senden und empfangen Sie E-Mails und große Dateien auf sicherem Weg. Wenn Sie möchten, dass die Informationen in E-Mails vom Absender bis zum Postfach des Empfängers sicher sind, benötigen Sie eine E-Mail-Verschlüsselung. Sie sorgt dafür, dass die Inhalte der E-Mail während der Übertragung nicht von Dritten mitgelesen, oder gar verändert werden können. Dies erfolgt durch Verschlüsselung von Betreff, Text und Anhang. Sie stellen dadurch sicher, dass wichtige Informationen geheim bleiben und nicht, ähnlich einer Postkarte, frei lesbar sind.

Gegenüber anderen Verschlüsselungstechnologien bietet Cryptshare außerdem Schutz vor Social Engineering, durch Verschlüsselung von Metadaten. Cryptshare kommt ohne Komplexität aus und ist konsequent auf Benutzerfreundlichkeit ausgelegt, was zu sehr hoher Benutzerakzeptanz führt. Cryptshare bietet entscheidende Vorteile:

Es kommt nach der zentralen Einrichtung für Ihre Empfänger ohne Benutzerkonten, S/MIME & PGP Technologie und auch ohne Lizenzkosten für Externe aus. Nutzen Sie den Datenaustausch auch von unterwegs und ohne App-Installation. Somit ist der digitale Transferdienst hürdenfrei zu nutzen und für interne und externe Kommunikationspartner ad-hoc verfügbar. Die Cryptshare Web App wird über die gängigen Browser bedient und passt sich an die Auflösung des jeweiligen Endgerätes an. Die Einbindung des eigenen Corporate Designs steigert das Vertrauen und die Akzeptanz seitens der Anwender.

IT-Compliance & DSGVO-gerechte Mail

Sie erhalten den Überblick, welche Dateien an welche Empfänger gesendet wurden und wann sie von welchem Empfänger heruntergeladen wurden. Durch die Protokollierung aller Transfervorgänge erhalten die Unternehmen die Kontrolle über ausgetauschte Daten. Reporting & Auswertungsmöglichkeiten liefern die benötigte Transparenz. Das Klassifizieren von Daten ist ein wichtiger Compliance Standard, den die EU-DSGVO fordert. Klassifizierung von E-Mails, vor der Übermittlung durch individuelle Schutzklassen, fördert die Sensibilisierung der Anwender und schützt nachhaltig vor Strafen.

Mitarbeiter werden zum echten Sicherheitsrisiko, wenn sensible Dateien an falsche Empfänger gesendet werden. Die Zurückziehen-Funktion von Cryptshare ermöglicht es, Fehler im Nachhinein zu korrigieren und erweitert das Sicherheitspaket für den versehentlichen Versand von Dateien.

Die sichere Übermittlung von Passwörtern über einen gesonderten Kanal scheitert allzu oft am erheblichen Mehraufwand. Mit dem Cryptshare SMS-Feature gibt es einen nutzerfreundlichen Weg, Passwörter mittels SMS an Empfänger zu übermitteln.

Auch das Thema Revisionssicherheit kommt nicht zu kurz: Gesetzliche oder branchenspezifische Regularien erfordern die Archivierung von Daten. Viele andere Verschlüsselungslösungen scheitern aus technischen Gründen an dieser Anforderung. Cryptshare wurde gezielt weiterentwickelt, um Dateien in Archivierungs- und Dokumenten Management Systeme zu integrieren. Jegliche Kommunikationsprozesse in Unternehmen können mit Cryptshare-Technologie automatisiert und sicher gestaltet werden.

„Cryptshare as a Service“ ist ein, von SHD betriebener, sicherer digitaler Transferdienst des Herstellers Cryptshare AG, welcher Ihre Daten ab Verlassen des Unternehmens bis zum Empfänger schützt. Der Dienst bietet vor allem eine sichere Kommunikation via E-Mail oder Dateitransfer.

Betriebsmodelle

Unternehmen wählen das passendes Cryptshare-Betriebsmodell aus diesen drei Möglichkeiten:

Public Cloud, eigene Kundenumgebung oder Enterprise Cloud bei einem Hosting Partner (z.B. SHD). Diese reichen vom kompletten Eigenbetrieb bis zur Nutzung einer komplett durch Dienstleister gemanagten externen Plattform – SHD bietet Ihnen dafür Cryptshare as a Service.

Abhängig von Unternehmensgröße, Ausrichtung der IT-Infrastruktur und dem Budget empfehlen wir, abzuwägen, welche die sinnvollste Implementierung für Ihr Unternehmen ist: Cryptshare steht Ihnen als Virtuelle Appliance, Hardware Appliance oder als Software zur Verfügung, sodass Sie die Variante nutzen können, die für Sie am geeignetsten ist. SHD unterstützt Sie bei Beratung, Installation und anschließendem Betrieb (as a Service).

Bei allen Szenarien erwerben Sie Ihre unternehmenseigene Nutzer- oder üblicherweise Domänenlizenz (unabhängig der Nutzerzahl). Beim Domänenmodell erhalten Sie finanzielle Vorteile, z.B. 3 Jahre Lizenznutzungsdauer zum Preis von 2 Jahren.

Praxis-Anwendungsbeispiel: Datenschutz im Gesundheitswesen

Mit Cryptshare können medizinische Einrichtungen:

Patientendaten sicher austauschen (z.B.: Stammdaten, Laborergebnisse, Arztberichte, Röntgenaufnahmen, 3D-Scans, CT-Scans)
Diesen Austausch bzw. Passwörter per Kunden-SMS ankündigen
ganz einfach Zweitmeinungen zu Diagnosen anhand von CT-Scans und
Röntgenbildern von entfernt praktizierenden Kollegen einholen
Laborergebnisse ad hoc und nachvollziehbar übermitteln
Patienten Kopien der eigenen Aufnahmen zukommen lassen, ohne sie auf CD brennen und dann per Post versenden zu müssen und ohne den Einsatz spezieller Software
persönliche Daten von Patienten sicher empfangen
Abrechnungsformulare und Zahlungsbelege mit den Krankenkassen austauschen