Was bedeutet der EU AI Act für mittelständische Unternehmen?
Warum verschobene Fristen kein Aufschub sind
Worum geht es in diesem Artikel? Seit dem 2. August 2026 gilt die KI-Verordnung (EU AI Act) im Grundsatz vollständig. Gleichzeitig hat die EU die strengsten Pflichten für Hochrisiko-KI um bis zu 16 Monate nach hinten verschoben. Daraus entsteht ein Missverständnis: Das Thema gilt als vertagt – während genau die Pflichten greifen, die mittelständische Unternehmen am häufigsten betreffen.
„Das ist doch verschoben.“ Diesen Satz hören wir bei der KI-Beratung seit dem Sommer sehr häufig. Und er stimmt sogar – nur nicht für das, was in den meisten Unternehmen tatsächlich im Einsatz ist. Verschoben wurden mit der Verordnung (EU) 2026/1744 – dem sogenannten Digital Omnibus zur KI – lediglich die Pflichten für Hochrisiko-KI: für eigenständige Systeme nach Anhang III gelten sie ab dem 2. Dezember 2027 (statt August 2026), in Produkte eingebettete Systeme sind erst ab August 2028 betroffen.
Nur betreibt kaum ein mittelständisches Unternehmen überhaupt Hochrisiko-KI. Im Einsatz sind andere Dinge: KI-Funktionen in der Office-Umgebung, ein Chatbot auf der Website, Assistenzfunktionen im CRM, generative Werkzeuge im Marketing. Dafür wurde nichts verschoben. Der Aufschub gilt für Pflichten, die die wenigsten treffen. Was fast alle trifft, bleibt. Und diese Systeme sitzen nicht irgendwo in der IT, sondern mitten in den Abläufen: im Kundenservice, in der Bewerberauswahl, im Einkauf, im Marketing.
Wir schauen uns das an einem fiktiven, aber realitätsnahen Beispiel an:
Was seit August 2026 gilt – und was nicht
Der EU AI Act (KI-Verordnung) ist schon seit August 2024 in Kraft und wird seitdem stufenweise scharf gestellt. Die Verbote bestimmter Praktiken und die Pflicht, für KI-Kompetenz im Unternehmen zu sorgen, gelten seit Februar 2025. Der 2. August 2026 war als allgemeiner Geltungsbeginn vorgesehen – und dabei ist es geblieben.
Der Digital Omnibus kam knapp: veröffentlicht am 24. Juli 2026, in Kraft seit dem 27. Juli 2026 – also wenige Tage vor dem Stichtag. Er setzt die KI-Verordnung nicht aus, sondern verschiebt einzelne Pflichtenblöcke.
| Pflicht | Gilt ab |
|---|---|
| Verbotene KI-Praktiken (Art. 5), KI-Kompetenz (Art. 4) | 02.02.2025 |
| Transparenz bei KI-Interaktion (Art. 50 Abs. 1), Offenlegung von Deepfakes (Art. 50 Abs. 4) | 02.08.2026 |
| Aufsicht, Marktüberwachung, Bußgelder | 02.08.2026 |
| Maschinenlesbare Kennzeichnung erzeugter Inhalte (Art. 50 Abs. 2) für Systeme, die vor dem 02.08.2026 auf dem Markt waren | 02.12.2026 |
| Hochrisiko-KI nach Anhang III (eigenständige Systeme) | 02.12.2027 |
| Hochrisiko-KI nach Anhang I (in Produkte eingebettet) | 02.08.2028 |
Insbesondere verdienen zwei Details im EU AI Act einen zusätzlichen Blick:
- Die Pflicht zur KI-Kompetenz wurde entschärft – niemand muss für einzelne Mitarbeitende ein bestimmtes Niveau garantieren und die Kommission will praktische Beispiele veröffentlichen. Die Pflicht selbst bleibt aber bestehen.
- Anbieter, die ein System im Hochrisiko-Bereich für sich als nicht hochriskant einstufen, müssen es trotzdem in der EU-Datenbank eintragen. Die Einschätzung muss begründet und dokumentiert sein, nicht nur getroffen. Die Kommission wollte diese Pflicht streichen, Parlament und Rat haben sie behalten.
Parallel hat Deutschland seine Hausaufgaben gemacht: Das KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz (KI-MIG) gilt seit dem 29. Juli 2026. Zuständig ist die Bundesnetzagentur – als Marktüberwachungsbehörde, Anlaufstelle und Beschwerdestelle; für Finanzdienstleister bleibt es bei der BaFin. Praktisch interessant: Die Bundesnetzagentur betreibt einen kostenlosen Service-Desk für Unternehmen. Fragen kostet also nichts.
Damit ist die Zeit des Abwartens vorbei. Es gibt eine Stelle, die Unterlagen anfordern und Systeme prüfen kann. Der Bußgeldrahmen reicht bis zu 35 Millionen Euro oder sieben Prozent des weltweiten Jahresumsatzes bei verbotenen Praktiken und bis zu 15 Millionen Euro oder drei Prozent bei den übrigen Pflichten. Für kleine und mittlere Unternehmen gilt jeweils der niedrigere Wert. Das nimmt der Zahl den Schrecken, aber nicht die Wirkung.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Stellen wir uns ein Unternehmen vor, wie wir es aus Projekten kennen: ein Industriezulieferer mit rund 450 Mitarbeitenden, gewachsener IT, engagierter IT-Leitung, keiner eigenen Rechtsabteilung. KI ist dort längst im Einsatz – nur nie als Projekt eingeführt worden.
Die Office-Umgebung wurde um KI-Assistenzfunktionen erweitert, ausgerollt an alle. Auf der Website beantwortet ein Chatbot Kundenanfragen; er nutzt ein eingekauftes Modell, wurde intern mit eigenen Dokumenten angereichert und trägt den Namen des Unternehmens. Die Personalabteilung arbeitet mit einem Bewerbermanagement-System, in dem der Anbieter eine KI-gestützte Vorsortierung von Lebensläufen freigeschaltet hat. Das Marketing erzeugt Bilder und Textentwürfe generativ. Und in mehreren Fachbereichen laufen kostenlose Accounts öffentlicher KI-Dienste, von denen die IT weiß, dass es sie gibt – aber nicht, wofür sie genutzt werden.
Eine Übersicht der eingesetzten Systeme gibt es nicht. Verantwortlich ist niemand ausdrücklich; im Zweifel „läuft das über den Datenschutz“. Die Geschäftsführung hat gelesen, dass Brüssel die KI-Regeln vom EU AI Act verschoben hat, und die Frage seither nicht mehr gestellt. Die IT-Leitung hat sie sich gestellt, aber keine Zeit gefunden, sie zu beantworten.
Was fällt auf?
- Das Unternehmen ist nicht nur Nutzer, sondern an einer Stelle Anbieter. Die Verordnung unterscheidet Rollen, und daran hängen die Pflichten. Wer ein KI-System nur einsetzt, ist Betreiber und hat überschaubare Anforderungen. Wer ein System unter eigenem Namen bereitstellt oder wesentlich verändert, gilt als Anbieter – und hat deutlich mehr zu tun. Der Chatbot unter Firmennamen ist genau dieser Grenzfall. Im Beispiel hat ihn niemand als solchen erkannt.
- Die Transparenzpflichten gelten seit dem 2. August 2026, ohne Aufschub. Menschen müssen erkennen können, dass sie mit einer KI sprechen. Wer KI-erzeugte oder bearbeitete Bilder, Videos, Audios oder bestimmte Texte veröffentlicht, muss das offenlegen. Chatbot und Marketing-Inhalte sind damit unmittelbar betroffen; für die maschinenlesbare Kennzeichnung bei älteren Systemen läuft die Übergangsfrist noch bis zum 2. Dezember 2026.
- Der eigentliche Hochrisiko-Kandidat wurde nebenbei eingekauft. KI-Systeme für die Auswahl von Bewerbenden fallen in den Beschäftigungsbereich des Anhangs III. Die Pflichten dafür greifen erst am 2. Dezember 2027. Darum ist jetzt ein guter Zeitpunkt zum Bewerten: Das System ist im Einsatz, der Vertrag läuft vermutlich über 2027 hinaus, und über Nachweise und Zusagen verhandelt man besser vor der Verlängerung als danach.
Wie geht es weiter?
Wir gehen in solchen Situationen in drei Schritten vor, die aufeinander aufbauen:
- Zuerst entsteht eine belastbare Übersicht – und zwar entlang der Abläufe, nicht entlang der Softwareliste: Welches System läuft in welchem Prozess, mit welchen Daten, von welchem Anbieter, mit welcher Vertragslage?
- Darauf folgt die Einordnung – verboten, hochriskant, transparenzpflichtig oder ohne besondere Anforderungen, und in welcher Rolle.
- Und zuletzt die Verankerung: Wer entscheidet, wer gibt neue KI-Anwendungen frei, wie wird das dokumentiert? Wer 2018 ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufgebaut hat, erkennt das Muster wieder – einschließlich der Erfahrung, dass so eine Liste nur dann gepflegt wird, wenn sie an den Prozessen hängt und nicht daneben.
Drei Lücken, die wir immer wieder sehen
Die fehlende Übersicht
Eine Softwareliste gibt es fast überall. Als KI-Übersicht taugt sie selten, weil sie die falsche Frage beantwortet. Es geht nicht um die installierte Anwendung, sondern um die Funktion: Welches System trifft oder beeinflusst welche Entscheidung – und wen betrifft das? Erschwerend kommt hinzu, dass KI-Funktionen als Update in vorhandene Produkte wandern. Niemand kauft sie ein, sie sind eines Morgens da. Und die kostenlosen Accounts in den Fachbereichen stehen in keiner Liste.
Wer nicht weiß, was läuft, kann nichts einordnen und nichts belegen. Deshalb fängt jedes sinnvolle Vorgehen hier an – und zwar beim Ablauf, nicht beim Werkzeug. Dieselbe Textfunktion ist im Marketing unkritisch und in der Bewerberauswahl heikel. Die Einordnung entscheidet sich nicht am System, sondern daran, wofür es benutzt wird.
Die verwechselte Rolle
„Wir entwickeln keine KI, wir nutzen sie nur“ ist der häufigste Satz und der riskanteste. Die Rolle kippt schneller als erwartet: durch Bereitstellung unter eigenem Namen, durch wesentliche Änderungen am System, durch einen neuen Verwendungszweck. Dazu kommt, dass die Verordnung dem Marktort folgt – sie greift, sobald ein System in der EU eingesetzt wird oder sein Ergebnis hier verwendet wird, egal wo der Anbieter sitzt. Die Konsequenz ist unspektakulär, aber wichtig: Die Rollenfrage gehört pro System beantwortet und notiert, nicht pauschal fürs ganze Unternehmen.
Die zweite Papierwelt
Die dritte Lücke entsteht mit den besten Absichten. Ein Unternehmen nimmt das Thema ernst und baut eine KI-Richtlinie, eine KI-Risikoliste, ein KI-Register – neben dem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, neben dem ISMS, neben dem Risikomanagement aus NIS-2, neben dem Qualitätsmanagement. Nach einem Jahr pflegt niemand mehr alle Register, und am Ende lässt sich weniger belegen als vorher. Dabei sind die Überschneidungen groß: Umgang mit Daten, Protokollierung, menschliche Kontrolle, Lieferantenbewertung, Risikobeurteilung – all das steckt in den vorhandenen Systemen längst drin.
Das Muster ist nicht neu. Es gab es 2018 mit der DSGVO, danach bei ISO 27001, dann bei NIS-2, aktuell bei DORA im Finanzsektor: Jede neue Anforderung bringt die Versuchung mit, eine eigene kleine Parallelwelt aufzubauen. Am günstigsten kommen die Unternehmen durch diese Runden, die eine gemeinsame Basis pflegen – ihre Abläufe mit Verantwortlichkeiten, eingesetzten Anwendungen und bewerteten Risiken – und darauf für jede Anforderung nur eine weitere Sicht legen. Die KI-Verordnung ist dann eine zusätzliche Spalte und kein neues Projekt: ein Attribut mehr an den Anwendungen, ein paar zusätzliche Kriterien in der vorhandenen Risikomethodik, ein Anschluss an den bestehenden Freigabeprozess.
Wofür der ganze Aufwand?
Die Frage kommt in jedem zweiten Gespräch: Warum jetzt Aufwand investieren, wenn die harten Pflichten erst Ende 2027 greifen? Die Antwort hat wenig mit Compliance zu tun.
Eine Übersicht der eingesetzten KI-Systeme ist zuerst ein Steuerungsinstrument. Sie zeigt, wo KI wirklich Wirkung hat, wo doppelt eingekauft wurde, welche Anbieter kritisch sind und welche Anwendung den Aufwand nicht wert ist. Sie verbessert die Position im Einkauf, weil die unangenehmen Fragen vor dem Vertrag gestellt werden und nicht bei der Prüfung. Und sie reduziert Schatten-KI zuverlässiger als jedes Verbot, weil es plötzlich einen offiziellen Weg gibt, wo vorher nur ein Umweg war.
Dazu kommt die einfache Rechnung: Die Verschiebung bringt rund 16 Monate. Wer den Dezember 2027 als Projektstart versteht, hat sie verloren. Wer ihn als Stichtag versteht, kann in normalem Tempo arbeiten – ohne Sonderbudget, ohne Externe unter Zeitdruck, und mit der Möglichkeit, Vertragsverhandlungen und Systemwechsel in die Zyklen zu legen, die sowieso anstehen.
Der teuerste Fehler beim EU AI Act ist deshalb nicht die falsche Einordnung eines Systems. Es ist die Annahme, dass eine verschobene Frist eine Pause ist. Verschoben sind die Pflichten – nicht die Vorbereitung. Und die Pflichten, die den Mittelstand am unmittelbarsten treffen, sind es ohnehin nicht.
Im Kern stellt die KI-Verordnung dieselben drei Fragen wie jede Anforderung davor:
- Was tun wir eigentlich?
- Wer ist dafür verantwortlich?
- Und woran sehen wir, dass es funktioniert?
Wer sie einmal ordentlich beantwortet, beantwortet sie für die nächste Runde gleich mit.
Autor: Chris Rümmelein
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